Kantoor huren: 8 vragen die u stelt voordat u tekent

Een kantoor huren is een beslissing waar u een tijd aan vastzit. De ruimte bepaalt hoe u en uw team werken, hoe uw klanten u zien en hoeveel tijd u kwijt bent aan alles eromheen. Toch kijken veel ondernemers vooral naar de vierkante meters en de huurprijs. In Breda en Etten-Leur is er genoeg aanbod, maar de verschillen zitten in wat er níet in de advertentie staat. Met deze acht vragen weet u wat u huurt voordat u tekent.

Ruimte, kosten en contract

1. Hoeveel ruimte heeft u nu nodig, en straks?

Begin bij wat u nu echt nodig heeft. Hoeveel werkplekken? Heeft u een eigen overlegtafel nodig, of vergadert u liever in een aparte ruimte? Bewaart u archief of voorraad?

Kijk daarna vooruit, maar niet te ver. Veel ondernemers huren te groot omdat ze verwachten te groeien, en betalen jarenlang voor lege bureaus. Slimmer is een plek waar u kunt meegroeien. Vraag de verhuurder:

• Kan ik binnen hetzelfde pand overstappen naar een grotere ruimte?
• Kan een tweede kantoor aan het eerste grenzen?
• Kan ik ook kleiner gaan als het tegenzit?

Bij Business Centre zijn er kantoren van 16 tot 120 m², zoals de kantoorruimte in Breda. Groeit u, dan proberen we ervoor te zorgen dat een extra ruimte aan uw huidige kantoor grenst.

2. Wat zit er in de huurprijs, en wat niet?

Dit is de vraag waar de meeste verrassingen vandaan komen. Een lage kale huur kan duurder uitpakken dan een all-in tarief zodra de losse rekeningen binnenkomen. Vraag concreet na wat er inbegrepen is:

• energie en verwarming;
• internet;
• schoonmaak van uw kantoor en de gemeenschappelijke ruimtes;
• koffie en thee;
• inrichting en meubilair;
• gebruik van vergaderruimtes;
• receptie en telefoonservice;
• beveiliging en alarmopvolging.

Bij Business Centre betaalt u één all-in bedrag per maand voor onder meer inrichting, internet, schoonmaak, energie, koffie en thee en de bemande receptie. Zo weet u vooraf waar u aan toe bent.

3. Hoe flexibel is het contract?

Een traditioneel huurcontract voor bedrijfsruimte loopt vaak jaren, met een lange opzegtermijn. Voor een gevestigd bedrijf met een stabiel team kan dat prima zijn. Voor een starter of een groeiend bedrijf is het een risico.

Vraag dus naar de looptijd, de opzegtermijn en wat er gebeurt als u wilt op- of afschalen. Bij Business Centre kiest u een looptijd die bij uw onderneming past, en kunt u op- of afschalen als uw team groeit of krimpt. Twijfelt u nog of een eigen kantoor nodig is? U kunt ook beginnen met een flexplek of een plek in een gedeeld kantoor en later overstappen.

Inrichting en bereikbaarheid

4. Is het kantoor ingericht en direct te betrekken?

Een lege ruimte klinkt flexibel, maar betekent ook: bureaus en stoelen kopen, verlichting regelen, internet laten aanleggen en wachten op monteurs. Dat kost geld en weken tijd.

Een ingericht kantoor betrekt u veel sneller. Vraag wel of de inrichting aan uw wensen kan worden aangepast: grote werkplekken of juist kleinere met een extra vergadertafel. De kantoren van Business Centre zijn ingericht en per direct beschikbaar; na een rondleiding en akkoord kunt u vaak binnen een week beginnen. De inrichting stemmen we samen met u af.

5. Hoe bereikbaar is het, voor u, uw team en uw klanten?

Bereikbaarheid bepaalt hoeveel tijd uw team elke dag in de auto of de trein zit, en hoe makkelijk klanten bij u langskomen. Kijk naar:

• De afstand tot de snelweg, zeker als u veel op pad bent.
• Het station en de bus voor medewerkers en gasten zonder auto.
• Parkeren: is er eigen terrein, kost het geld, en is er plek voor bezoek?
• Laadpalen als u of uw team elektrisch rijdt.

Business Centre heeft twee locaties. In Breda, aan de Smederijstraat, zit u op ongeveer tien minuten lopen van het centraal station en een paar minuten rijden van de A16. In Etten-Leur, aan de Bredaseweg, zit u direct aan afrit 18 van de A58, met de bushalte voor de deur. Op beide locaties parkeert u gratis op eigen terrein, en in Breda zijn er laadpalen.

Werken in het pand

6. Hoe ontvangt u klanten en gasten?

Ontvangt u regelmatig klanten, sollicitanten of leveranciers? Dan telt de eerste indruk. Vraag of er een bemande receptie is die uw gasten opvangt, of ze kunnen wachten op een nette plek, en of er vergaderruimtes zijn als uw eigen kantoor te klein is voor een overleg.

Ook de telefoon hoort erbij. Een receptie die uw telefoon aanneemt met uw bedrijfsnaam als u in gesprek bent, voorkomt gemiste kansen. Bij Business Centre ontvangen de receptionistes uw gasten en is de telefoonservice inbegrepen bij een kantoor. De vergaderruimtes gebruikt u als huurder kosteloos.

7. Wanneer kunt u erin, en hoe veilig is het?

Werkt u weleens 's avonds of in het weekend? Vraag dan of u op elk moment toegang heeft tot uw kantoor, of dat het gebouw na kantoortijd dichtgaat. En vraag naar beveiliging: is er een alarmsysteem, en wie reageert er als het afgaat?

Bij Business Centre heeft u met uw eigen sleutel 24 uur per dag toegang tot uw kantoor. Er is een uitgebreid alarmsysteem met opvolging van meldingen.

8. Wie zijn uw buren?

Een kantoor in een bedrijfsverzamelgebouw betekent dat u elke dag andere ondernemers tegenkomt. Dat kan meer opleveren dan gezelligheid bij de koffieautomaat. Zoekt u een boekhouder, een IT-specialist of iemand voor uw website? Grote kans dat die al een paar deuren verderop zit.

Bij Business Centre zitten onder meer IT-specialisten, administratiekantoren, juristen en marketeers. Op de pagina gevestigde bedrijven ziet u wie er al zit.

Zo haalt u het meeste uit een bezichtiging

Een rondleiding is hét moment om de antwoorden op deze vragen te krijgen. Bereid hem kort voor:

1. Neem uw lijstje mee. Schrijf de vragen hierboven op en vink ze af. Zo vergeet u niets als u eenmaal rondloopt.
2. Ga op een normale werkdag. Dan ziet u hoe druk het is, hoe het met parkeren gaat en hoe stil het kantoor is.
3. Kijk verder dan het kantoor. Loop langs de receptie, de vergaderruimtes en de kantine. Daar brengt u ook een deel van uw werkdag door.
4. Test het internet. Vraag of u even uw laptop mag aansluiten of een snelheidstest mag doen.
5. Neem een collega mee. Twee mensen zien meer dan één, en uw team moet er straks ook werken.
6. Vraag om een overzicht op papier. Wat zit er in de prijs, wat is de looptijd, wat is de opzegtermijn? Dan kunt u thuis rustig vergelijken.

Veelgemaakte fouten

• Alleen naar de huurprijs kijken. Tel alle bijkomende kosten op en vergelijk dan pas.
• Te groot huren. Kies wat u nu nodig heeft, met de mogelijkheid om te groeien.
• De kleine lettertjes overslaan. Lees de looptijd, de opzegtermijn en de indexering goed na.
• Niet gaan kijken. Foto's laten niet zien hoe licht, stil of bereikbaar een ruimte is. Ga altijd op locatie kijken, liefst op het tijdstip waarop u er ook zou werken.

Bent u op zoek naar kantoorruimte in Breda of kantoorruimte in Etten-Leur? Kom vrijblijvend kijken. Tijdens een rondleiding ziet u de kantoren, de vergaderruimtes en de receptie, en hoort u meteen wat er voor u mogelijk is.

Veelgestelde vragen