Telefoonservice voor zzp'ers: zo mist u geen klant meer

U zit bij een klant, staat op een bouwplaats of bent midden in een klus die uw volle aandacht vraagt. Uw telefoon trilt in uw zak. U neemt niet op, want dat kan nu niet. Later belt u terug, maar de beller heeft intussen iemand anders gevonden. Voor veel zzp'ers is dit een herkenbaar scenario. Hoe beter uw bedrijf loopt, hoe vaker het gebeurt. Een telefoonservice lost dat op, zonder dat u iemand in dienst hoeft te nemen. In deze blog leest u hoe het werkt, wanneer het zinvol is en waar u op let bij het kiezen.

Waarom een gemiste oproep vaak een gemiste klant is

Iemand die u belt, heeft meestal een vraag die nu speelt. Een nieuwe klant die u via Google vond, heeft vaak ook het nummer van twee concurrenten bij de hand. Krijgt hij bij u geen gehoor, dan belt hij de volgende. Een voicemail helpt maar beperkt: veel mensen spreken liever niets in en proberen het gewoon ergens anders.

Voor bestaande klanten speelt iets anders. Zij haken niet zo snel af, maar een telefoon die steeds overgaat zonder dat er iemand opneemt, voelt niet professioneel. Zeker als u werkt voor bedrijven die gewend zijn dat er altijd iemand bereikbaar is.

Het gaat dus niet alleen om omzet, maar ook om uitstraling. Een vriendelijke stem die de telefoon aanneemt met uw bedrijfsnaam, laat zien dat u uw zaken op orde heeft.

Hoe een telefoonservice werkt

Het principe is eenvoudig. Gesprekken die u zelf niet aanneemt, komen binnen bij een telefoniste. Die neemt op met uw bedrijfsnaam, noteert wie er belt en waarvoor, en stuurt u direct een bericht. U belt terug wanneer het u uitkomt, met alle informatie al bij de hand.

Bij Business Centre gaat dat zo:

1. U kiest een vorm die bij u past (zie hieronder).
2. U schakelt door. U zet uw eigen nummer, ook uw mobiele, door wanneer u wilt. Of u neemt een eigen 076- of 088-nummer bij ons af.
3. U ontvangt de boodschap. Na elk gesprek krijgt u een e-mail met de naam, het nummer en de reden van het gesprek.

De beller merkt niet dat hij een telefoonservice spreekt. Hij hoort uw bedrijfsnaam en een vriendelijke stem, en weet dat er wordt teruggebeld.

Welke vorm past bij u?

Niet iedere zzp'er heeft hetzelfde nodig. Er zijn grofweg drie manieren om een telefoonservice in te zetten:

• Incidenteel. U schakelt alleen door als u even niet kunt, bijvoorbeeld tijdens een bespreking of een klus. De rest van de tijd neemt u zelf op.
• Bij afwezigheid. Tijdens uw vakantie, een cursusdag of ziekte neemt de telefoonservice het over. Uw klanten krijgen gewoon iemand aan de lijn en u heeft echt vrij.
• Volledig. Alle gesprekken komen binnen bij de telefoniste, die u per e-mail op de hoogte houdt. Handig als u veel onderweg bent of zich wilt concentreren zonder onderbrekingen.

Twijfelt u? Begin dan met incidentele doorschakeling op de momenten dat het u het meest kost, bijvoorbeeld als u bij klanten bent. Merkt u dat het u rust en opdrachten oplevert, dan kunt u het uitbreiden.

Eigen nummer of doorschakelen?

U kunt uw bestaande nummer houden en doorschakelen, of een apart zakelijk nummer nemen. Beide hebben voordelen.

Uw bestaande nummer doorschakelen is het eenvoudigst: uw klanten kennen het al en u hoeft niets te wijzigen op uw website, visitekaartjes of offertes.

Een eigen 076- of 088-nummer maakt een duidelijke scheiding tussen zakelijk en privé. Uw mobiele nummer hoeft dan niet meer op uw website te staan. Een vast nummer met een netnummer uit de regio Breda geeft bovendien een lokale uitstraling, en een 088-nummer is landelijk herkenbaar.

Waar u op let bij het kiezen van een telefoonservice

Niet elke telefoonservice is hetzelfde. Stel deze vragen voordat u kiest:

• Wie neemt er op? Een echte telefoniste die rustig en vriendelijk te woord staat, of een keuzemenu? Voor de meeste klanten maakt dat veel uit.
• Hoe krijgt u de boodschap? Direct per e-mail, met naam, nummer en reden? Of moet u zelf ergens inloggen om het terug te lezen?
• Wanneer is de service bereikbaar? Vraag naar de tijden en regel wat er buiten die tijden gebeurt, bijvoorbeeld een voicemail.
• Kunt u flexibel doorschakelen? U wilt zelf bepalen wanneer de service opneemt, zonder elke keer te bellen of een formulier in te vullen.
• Kan het meegroeien? Begint u incidenteel, dan wilt u later zonder gedoe kunnen overstappen naar volledige telefoonbeantwoording.
• Wat weet de telefoniste over uw bedrijf? Spreek af wat ze zegt als iemand vraagt wanneer u terugbelt, en welke vragen ze zelf mag beantwoorden.

Zo stelt u het goed in

Een telefoonservice werkt het best als de telefoniste weet wat ze kan zeggen. Spreek bij de start deze punten af:

1. De begroeting. Met welke bedrijfsnaam wordt er opgenomen, en klinkt die zoals u hem zelf uitspreekt?
2. Wat ze over u mag zeggen. "Hij is bij een klant en belt vandaag terug" werkt beter dan een vaag "hij is er niet".
3. Wanneer u terugbelt. Noem een vast moment, bijvoorbeeld aan het eind van de ochtend en aan het eind van de dag, zodat de telefoniste dat kan beloven.
4. Wat er in de e-mail moet. Naam, nummer en reden van het gesprek zijn standaard. Wilt u ook het bedrijf van de beller of de beste terugbeltijd weten? Geef het aan.
5. Spoed. Spreek af wat er gebeurt bij een dringende vraag van een vaste klant, bijvoorbeeld een sms of een tweede e-mailadres.
6. Uw afwezigheid. Geef vakanties en vrije dagen door, zodat bellers horen wanneer u weer terug bent.

Loop na een paar weken de berichten door die u kreeg. Ziet u steeds dezelfde vraag terugkomen, bijvoorbeeld over uw tarieven of beschikbaarheid? Zet het antwoord dan op uw website of geef het aan de telefoniste mee.

Veelgemaakte fouten

• Te laat beginnen. Veel zzp'ers regelen het pas als ze merken dat ze opdrachten mislopen. Dan bent u al klanten kwijt.
• Niet terugbellen. Een telefoonservice neemt op, maar de opvolging ligt bij u. Bel dezelfde dag terug, ook als het maar kort is.
• Geen afspraken over wat er gezegd wordt. Geef aan wanneer u terugbelt en of er bijvoorbeeld een spoedlijn is.
• Uw privénummer overal laten staan. Neemt u een zakelijk nummer, pas dan ook uw website, e-mailhandtekening en profielen aan.

Telefoonservice bij Business Centre

Bij Business Centre in Breda en Etten-Leur neemt een telefoniste uw telefoon aan met uw bedrijfsnaam. Na elk gesprek krijgt u direct een e-mail met de naam, het nummer en de reden van het gesprek. U kiest zelf: incidenteel, bij afwezigheid of volledig, en u schakelt uw eigen nummer door of neemt een eigen 076- of 088-nummer.

U hoeft geen kantoor bij ons te huren: de telefoonservice is ook los af te nemen. Huurt u een kantoor of een gedeeld kantoor? Dan is de telefoonservice inbegrepen. Wilt u ook een zakelijk adres, bijvoorbeeld om uw woonadres niet in het Handelsregister te laten staan, kijk dan eens naar een virtueel kantoor.

Meer over de mogelijkheden leest u op de pagina telefoonservice.

Mist u nu af en toe een belangrijk telefoontje? Bel of mail ons gerust; we vertellen u welke vorm het beste past bij hoe u werkt.

Veelgestelde vragen